MSP® | DEFINITION & METHODE

MSP im Überblick

Was ist ein Programm?

Ein Programm ist eine zeitlich befristete Organisationsstruktur, die mehrere miteinander verbundene Projekte und andere Arbeit umfasst mit dem Ziel, schrittweise Ergebnisse zu erzielen, die für eine oder mehrere beauftragende Organisationen von Nutzen sind.

Was ist Programmmanagement nach MSP?

Programmmanagement nach MSP ist definiert als „die Durchführung der koordinierten Organisation, Anordnung und Implementierung eines Portfolios von Projekten, um für das Geschäft strategisch wichtige Ergebnisse und Vorteile zu erzielen." Um in Programmen die voneinander abhängigen Projekte erfolgreich zu steuern und die Ziele und Nutzen zu realisieren, sind neben Projektmanagementkompetenz für die Programmprojekte weitere Kenntnisse und Fähigkeiten zur übergeordneten Steuerung erforderlich.
Den hierfür erforderlichen Leitfaden bietet MSP: Als universell einsetzbares, skalierbares und prozessorientiertes Framework, gibt es jeder Organisation Orientierung, die veränderte Arbeitsweisen und Organisationsstrukturen zum Ziel hat sowie anderweitige komplexe Veränderungen bzw. Transformationen über Change-Initiativen nachhaltig verankern möchte.

Was unterscheidet Programmmanagement von Projektmanagement?

Ein Projekt ist eine für einen befristeten Zeitraum geschaffene Organisation, die den Auftrag hat, mindestens ein Produkt entsprechend einem vereinbarten Business Case zu liefern.
Während Projekte das Ziel verfolgen, einen oder mehrere geschäftlich gerechtfertigte, überwiegend klar umrissene Produkte bzw. Liefergegenstände in einem überschaubaren Zeitraum zu erstellen, verfolgt ein Programm einen meist mehrjährigen „Pfad“, der im komplex-adaptiven Vorgehen beschritten wird: Mit dem Orientierungsrahmen einer langfristigen und überzeugenden Vision verfolgt es einen - in der Umsetzung einstweilen noch vage formulierten -Zielzustand im Hinblick auf die gewünschte Unternehmens- bzw. Organisationsarchitektur. Dieser soll im Programmverlauf durch iterativ-inkrementelles Vorgehen über eine koordinierte Projektbeauftragung Schritt für Schritt über vorübergehende „Zwischenlandepunkte“ erreicht werden. Über reines Multiprojektmanagement hinaus geht es dabei auch nicht nur um die bloße Steuerung einzelner Projekte mitsamt deren Workstreams, Arbeitspaketen und Outputs; vielmehr besteht in einem Programm ein innerer Zusammenhang einander bedingender, oft mehrdimensionaler Projekte: Es geht also etwa nicht nur jeweils um neue Prozesse, Technologien, Assets, neue Rollenkonzepte oder sonstige Liefergegenstände, die einzelne Projekte bereitstellen, sondern um deren Steuerung im Gesamtzusammenhang, ihr Zusammenwirken als neue organisatorische „Capabilities“ (Fähigkeiten) und deren wohlkoordinierte Überführung in das Tagesgeschäft der Organisationen. Anders als im (Multi-)Projektmanagement liegt der Fokus auch auf der Erzielung gewünschter Ergebnisse und die Nachhaltigkeit zu erzielender Nutzen über den Lebenszyklus einzelner Projekte hinaus, indem die Veränderung der Organisation durch neue oder angepasste Fähigkeiten, geliefert durch eben jene Projekte des Programmes, durch das Programm sichergestellt und in der Organisation nachhaltig verankert werden soll. All dies erfordert einen angepassten und gegenüber dem Projektmanagement elaborierteren Steuerungsrahmen, der der sozio-politischen Komplexität Rechnung trägt, unter anderem durch spezifische Rollen, thematische Schwerpunkte und Grundprinzipien.

Die Geschichte von MSP

MSP wurde erstmals 1999 veröffentlicht. Seitdem wurde es weltweit von einer Vielzahl von Organisationen sektor- und branchenübergreifend übernommen und erfolgreich praktiziert. Basierend auf Erfahrungen in der Projektmanagementpraxis, angesichts zunehmender Komplexität sowie Mehrdimensionalität von Veränderungsmaßnahmen, ambitionierterer organisatorischer Zielsetzungen und der Notwendigkeit, gewünschte Ergebnisse und Nutzen nachhaltig abzusichern, bedurfte es eines angemessenen Ansatzes, den Projektmanagementmethoden nicht bieten.  
Ungeachtet seiner nunmehr fünf Anpassungen lag der Fokus von MSP dabei stets auf der projektbasierten und aktiven Steuerung geschäftlicher Veränderungen, um auf die übergeordneten strategischen Ziele der investierenden Organisation wirksam einzahlen zu können. Dabei geht es auch darum, eine Organisation vom reinen „Projekt-Push“ und einer „ad-hoc“- Projektbeauftragung und -verwaltung hin zu einer nachhaltigen, strategisch angelegten Projektsteuerung zu befähigen: Mit der Definition und dem Design eines organisatorischen Zielbildes und der stringenten Ableitung der hierfür nötigen Fähigkeiten und konstituierender Projekte steigt der Beitrag des Programmmanagements für die beauftragende Organisation. So werden bedarfsgerecht und hypothesengeleitet die richtigen Projekte beauftragt („Projekt-Pull“), d.h. solche, die effektiv sind. Zum anderen zahlt die übergeordnete Steuerung der hierfür benötigen Ressourcen i.H. auf Zeit, Kosten und Timing auf Effizienz ein, indem die Projekte richtig durchgeführt werden.
Die aktuelle, 5. Ausgabe von MSP fokussiert nun noch stärker auf die wesentlichen Aspekte eines Programmes, die es zu managen und steuern gilt. Damit einher geht eine breitere Anwendbarkeit und bessere Anpassbarkeit von MSP für Organisationen, die in unterschiedlichen Kontexten und aus verschiedenen Gründen in Programme investieren.

Wieso benötigen Organisationen ein Framework wie MSP, um Veränderungen erfolgreich durchführen zu können?

Große Veränderungen gehen mit Komplexität, Risiko, zahlreichen Wechselwirkungen und widersprüchliche Prioritäten einher. Um diesen Herausforderungen erfolgreich begegnen zu können, bietet MSP einen strukturierten Rahmen, der klar auf die Realisierung der Ziele und Nutzenaspekte von Programmen ausgerichtet ist. Nur Organisationen, die sich in ihrer Umwelt kontinuierlich weiterentwickeln und in diesem Rahmen gelernt haben, sich durch effiziente Führung und strategische Steuerung, in der Privatwirtschaft etwa von Wettbewerbern zu unterscheiden, haben die reelle Chance, dauerhafte Wettbewerbsvorteile zu sichern.
Mit dem Aufbau, dem Erlernen und der Verinnerlichung dieser sogenannten „Enterprise Agility“ investiert eine Organisation mit MSP in ein wichtiges strategisches Asset, das ihr sowohl organisationale Resilienz und Adaptionsfähigkeit ermöglicht.

Wer muss in Programmen Verantwortung übernehmen?

MSP legt die Funktionen und Verantwortlichkeiten aller Rollen fest und definiert Leitungsgremien („Governance Boards“) sowie unterstützender Programmbüros, die zum Aufbau einer effektiven und effizienten Programm-Leitung und -durchführung gehören. Programmmanagement setzt voraus, dass die richtigen Informationen zur Entscheidungsfindung vorliegen und das Management ergebnisorientierte Entscheidungen treffen kann. Zu den zentralen Gremien und individuellen Rollen in MSP zählen:

• Die Sponsorengruppe (Sponsoring Group)
• Der Programmausschuss (Programme Board)
• Das Programmbüro
• Der Gesamtverantwortliche (SRO - Senior Responsible Owner)
• Der Programm-Manager
• Der Business Change Manager
• Der Leiter des Programmbüros

Das vollintegrierte MSP-Framework und das „Drei-Linsen-Modell“:

Die drei Pentaden aus je:

• sieben Prinzipien,
• sieben Themen,
• sieben Prozessen

bilden zusammen einen iterativen und inkrementellen Ansatz, um gewünschte Ergebnisse und Nutzen für die Stakeholder des Programmes zu erzielen. Das vollintegrierte Framework bietet Programmbeteiligten zum einen ausreichend Struktur und Orientierung, lässt zum anderen jedoch genügend Flexibilität, um Anpassungen der investierenden Organisation zu ermöglichen.

Die sieben Prinzipien

…sind die allgemeingültigen, nicht anpassbaren best-practice-Grundsätze. Sie geben allen Programmbeteiligten als richtungsweisende Verpflichtungen Orientierung und sind notwendige Voraussetzungen für erfolgreiches Programmmanagement.

Die sieben Themen

...sind der Steuerungsrahmen des Programmes. Sie umfassen die wesentlichen Aspekte der „Governance“, die über die gesamte Programm-Laufzeit vom Programmteam hinweg berücksichtigt und aktiv gemanaged werden müssen. Die Programmsteuerung wird über die themenspezifischen Ansätze ausgeprägt. Diese definieren, wie das Programm mit Projekten interagiert. Spezifische und umsetzbare Pläne wiederum konkretisieren, wie dies im Tagesgeschäft des Programmes erfolgen soll.

Die sieben Prozesse

…konkretisieren als strukturierte Abfolge von Aktivitäten die Programmsteuerung im zeitlichen Ablauf eines Programmes. Sie berücksichtigen dabei die Themen und Prinzipien im inkrementellen MSP-Programmlebenszyklus.

Welche Vorteile bietet Programm-Management nach MSP?

• Die Etablierung von MSP stellt sicher, dass vom Top-Management initiierte Veränderungsinitiativen in und durch die Organisation erfolgreich umgesetzt werden.
• MSP bringt Projekte und Unternehmensstrategie in Einklang und ermöglicht somit eine wirksame Realisierung strategischer Initiativen.
• MSP fokussiert Aktivitäten, die auf die Erreichung der Programm-Ziele ausgerichtet sind. Dazu stellt MSP der Organisation ein Framework zu Verfügung, durch das der Change-Prozess effektiv gesteuert und gemanaged werden kann.
• MSP sieht klare Definitionen für Rollen und Verantwortlichkeiten vor und ermöglicht damit eine effiziente Koordination und Steuerung von Projekten.
• MSP stellt einen reibungslosen Übergang von aktuellen zu zukünftigen Zielzuständen durch definierte Transition-Prozesse sicher.
• MSP erzielt echten wirtschaftlichen Nutzen durch einen formalen Prozess, der Vorteile identifiziert, umsetzt, managt und im Anschluss bewertet.
• MSP lässt sich problemlos mit internationalen oder internen organisatorischen Standards sowie anderen Best-Management-Practices verwenden, etwa PRINCE2 für Projektmanagement, MoR für Risikomanagement oder MoP für Portfoliomanagement u. a.

Für wen eignet sich eine individuelle MSP-Zertifizierung?

Die Ausbildung nach MSP besteht aus dem dreitägigen Grundlagentraining, der MSP Foundation, sowie der Spezialisten-Ausbildung, dem zweitägigen MSP Practitioner.
Das praxisbezogene MSP-Foundation-Training liefert Ihnen einen umfassenden Überblick über das Framework und befähigt Sie, Ihre Rolle als Programmbeteiligte/n bzw. -StakeholderIn zweckmäßig auszuüben. Die darauf aufbauende, weiterführende MSP-Practitioner-Ausbildung bereitet Sie mit der Anwendung des Frameworks auf ein Praxiszenario und weiteren Übungen optimal auf Ihre Aufgabe als Programmakteur vor.
Die fünftägige MSP Kompakt in practice-Schulung ist die optimale und zeiteffiziente Kombination aus der MSP Foundation- und der MSP Practicioner-Schulung.